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Entreprises : 4 conseils pour dématérialiser votre documentation

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La dématérialisation de la documentation d’une entreprise consiste à intégrer l’utilisation des documents électroniques dans ses divers processus. Que ce soit les factures, les fiches de paie ou les accords de partenariat, tous les formats papier sont remplacés par des fichiers numériques. Ceci offre de nombreux avantages, notamment pour ce qui est du traitement des flux documentaires et de la sécurisation de vos documents. Voici quelques conseils pour dématérialiser votre documentation.

1. Mettre en place un système de signature électronique

La mise en place du système de signature électronique est la toute première étape pour dématérialiser votre documentation. Il résulte d’une procédure informatique du nom de validation qui certifie les documents émis au sein d’une structure donnée. La présence d’une signature numérique sur un document garantit son authenticité, son intégrité et sa non-répudiation. La mise en place d’un tel système offre de nombreux avantages.

Il garantit dans un premier temps la rapidité et la praticité dans le traitement et la signature des documents administratifs. Avec une signature électronique, les chefs d’entreprise peuvent signer les documents, peu importe leur situation géographique et sans limitation liée à l’appareil. Celui-ci favorise comme souhaité la dématérialisation qui implique la réduction des coûts d’impression et d’archivage.

L’utilisation des services de signature numérique comme celui proposé sur universign.com favorise en outre la sécurité des fichiers de l’entreprise. En réalité, à la création d’une signature électronique, un certificat numérique est automatiquement généré. Il s’agit d’une sorte de carte d’identité numérique indispensable pour signer un document PDF en ligne. Il permet une identification électronique et une authentification de la personne physique ou morale propriétaire de l’entreprise. Il assure aussi le chiffrage des échanges et la signature des documents en ligne en toute sécurité.

2. Opter pour un stockage dématérialisé

La signature électronique est une étape cruciale pour dématérialiser votre documentation en entreprise. Cependant, vous devez penser au stockage de vos documents électroniques. Les fichiers numériques ne se conservent pas au placard comme c’est le cas avec les documents classiques. Vous devez donc penser à la mise en place d’un système de stockage. Mais à ce niveau, il faut également faire très attention en vue de garantir la sécurité de vos documents.

De nouvelles technologies sont proposées pour la conservation des fichiers électroniques. Certaines entreprises se tournent surtout vers le coffre-fort numérique ou e-coffre-fort. Mais celui-ci ne peut pas toujours assurer la sécurité de vos documents ni vous protéger de leur perte en cas de piratage de sa base de données. La meilleure solution pour bénéficier de plus de sûreté est de mettre en place un système de stockage local. La sauvegarde peut être effectuée sur les serveurs de l’entreprise ou encore sur des disques durs externes. Dans le cas des disques durs externes, ceux-ci doivent être aussi stockés en dehors des locaux de l’entreprise pour se prémunir des risques d’incendie ou du dégât des eaux.

3. Garantir un bon suivi des documents : investir dans un logiciel de gestion électronique des documents (GED)

Pour la dématérialisation de votre documentation, il ne suffit pas d’opter pour un système de signature électronique et de stockage des documents. Vous devez également veiller au suivi équitable des documents au sein de l’entreprise. Pour cela, il faut nécessairement investir dans un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Généralement, les GED stockent les fichiers de l’entreprise et assurent leur gestion. Ceci assure la rapidité dans la procédure de traitement de vos processus métiers. Il facilite également le transfert des documents entre employés, entre entreprise et clients de même que les échanges avec les partenaires économiques.

La majorité des logiciels GED sont proposés sous forme de plateforme SaaS. Cela implique que l’outil accèdera à vos données dont il devra assurer la confidentialité. Mais de votre côté, vous devez également garantir la sécurité de vos divers documents. Pour ce faire, il suffit de mettre en place un système de contrôle d’accès à vos données dans le Cloud et surveiller minutieusement le flux d’informations.

4. Impliquer vos collaborateurs dans le processus de dématérialisation de votre documentation

Le processus de dématérialisation implique de sensibiliser vos collaborateurs en amont sur la question. En réalité, le passage au numérique nécessite une maîtrise parfaite des processus de traitement par le chef d’entreprise. Néanmoins, les collaborateurs sont ceux qui interviendront le plus tout au long du processus. Ils sont aussi les utilisateurs finaux de la solution de gestion à mettre en place au sein de l’entreprise. Ils doivent donc intervenir pour exprimer le plus tôt possible les divers aspects de la dématérialisation qui les satisfont.

Par ailleurs, chacun de vos collaborateurs est un expert dans son domaine respectif. Il maîtrise donc parfaitement la partie du processus qui le concerne et doit savoir comment l’optimiser. Son intervention vous permettra d’avoir une connaissance parfaite des divers aspects à digitaliser. Il est ainsi important de sensibiliser vos collaborateurs sur l’utilité et les avantages de la dématérialisation de votre documentation. Ces derniers connaîtront ainsi le bien-fondé du processus en vue de l’utiliser à bon escient pour favoriser la performance en entreprise.

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