La traditionnelle signature manuscrite se voit de plus en plus concurrencée par l’essor de la signature électronique. Efficace, simple et sécurisée, cette solution est prisée par les professionnels désireux de moderniser leur cadre de travail. Cependant, pour faire le bon choix en matière de signature digitale, il importe de tenir compte de différents éléments.
Signature numérique : de quoi s’agit-il ?
La signature dématérialisée se définit comme un processus électronique qui recourt à des procédés de cryptologie asymétrique. Plus simplement, il s’agit d’une méthode de chiffrement visant à assurer la confidentialité d’une donnée. Ce processus repose sur deux éléments fondamentaux : une clé publique (ou clé de chiffrement) et une clé privée (ou clé de déchiffrement) qui permet au destinataire de prendre connaissance du message codé envoyé par l’expéditeur. La signature digitale doit ainsi préserver l’intégrité d’un document tout en permettant de connaître l’identité de son auteur. Notez qu’il existe deux types différents de signatures électroniques : la signature de scellement à haute valeur juridique et la signature de consentement (aussi appelée d’approbation). Pour choisir un logiciel de signature électronique adapté, il est donc impératif de déterminer avec précision les nécessités de votre entreprise.
À quels éléments doit satisfaire un logiciel de signature numérique ?
L’objectif premier d’une signature en ligne est de garantir l’intégrité d’un document ainsi que l’authenticité de son auteur. Pour être valide, ce type de signature doit répondre à plusieurs conditions. Il est nécessaire qu’il soit :
- Exclusif : une signature digitale ne peut être falsifiée ni son auteur être confondu avec une autre personne.
- Reconnaissable : l’identité du signataire doit pouvoir être établie de façon absolument sûre et certaine.
- Non réutilisable : dès lors qu’elle est apposée, une signature digitale ne peut en aucun cas servir pour un autre document.
- Permanente et non modifiable : Il est impossible d’apporter des transformations à un document numériquement signé.
- Irrévocable : l’auteur d’une signature digitale ne peut en aucun cas la contester ni la nier.
Logiciel de signature électronique : quels critères d’adoption privilégier ?
Hormis les éléments susdits, une solution de signature en ligne doit aussi posséder plusieurs fonctionnalités et s’adapter à des usages divers. Pour trouver une solution de signature électronique conforme à vos attentes, veillez à opter pour un logiciel qui vous autorise notamment à :
- apposer une signature seul ou à plusieurs sur un document
- contrôler l’identité du signataire via une pièce d’identité ou un SMS
- sceller et horodater l’ensemble de vos documents
- suivre en temps réel la progression de vos démarches de signatures digitales
- agréer ou refuser en cas de nécessité le contenu d’un document à signer
- signer tous les types de documents : mandats, contrats, devis, etc
