Quels documents officiels créer pour mon entreprise ?

documents officiels

Publié le : 04 octobre 20226 mins de lecture

Si vous souhaitez créer une entreprise, vous devez suivre les normes prévues par la loi. Dans ce sens, il est nécessaire de s’acquitter de plusieurs démarches administratives et de posséder certains documents importants. Ces derniers visent généralement à attester l’existence de votre société et son fonctionnement sur le plan structurel ou financier. Voici l’essentiel que vous devez avoir pour lancer votre business.

Le Kbis

Pour une société en pleine création, le Kbis (ou k-bis) est le premier document officiel que l’on recommande d’avoir. Toutefois, il n’est pas nécessaire pour les entrepreneurs individuels. En fait, le k-bis représente la carte d’identité d’une entreprise. C’est ce qui atteste de sa création aux yeux de la loi. Sur le site docubiz.fr, vous pourrez en apprendre plus sur ce document. Notez qu’il est indispensable pour : • transmettre des factures certifiées aux partenaires commerciaux ; • ouvrir un compte bancaire pour l’entreprise et y débloquer des fonds au besoin ; • remplir des formalités pour obtenir des subventions auprès des structures compétentes ; • servir de référence en cas de litige avec un tiers. Pour obtenir un extrait Kbis, il faut tout d’abord déclarer son entreprise au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Notez d’ailleurs que les sociétés non inscrites au RCS sont comptées parmi les structures qui exercent une activité dissimulée. Étant donné que le K-bis ne concerne que les personnes morales, les autres entités commerciales sont tenues de posséder un document similaire. Les entreprises individuelles doivent donc avoir l’extrait K et les artisans, l’extrait D1. Pour les auto-entrepreneurs, il s’agit du numéro de SIRET. Enfin, à moins qu’elles émettent des créances, des obligations ou qu’elles effectuent des opérations de change, les associations sont exemptées du K-bis (K-BIS association dans leur cas).

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Le statut juridique

Le statut juridique est le document qui permet de distinguer les différents types d’entreprises. Il faut forcément le différencier du statut d’entreprise qui présente les principes et les règles d’une société. On trouve dans le statut juridique, la structure de l’organisme qui le possède ainsi que son cadre juridique. En fonction du type d’entreprise, le statut juridique comporte des mentions spécifiques par rapport aux responsabilités des entrepreneurs et des associés, au type d’imposition ou encore au mode de fonctionnement de l’entité. Au sein des entreprises individuelles, le statut juridique ne distingue pas l’entrepreneur de son entreprise. C’est le contraire chez les sociétés, car ces dernières disposent d’un patrimoine distinct de celui de chacun de ses membres. Dans tous les cas, on retrouve dans ce document : • le nom de l’enseigne ; • la raison sociale ; • la forme juridique (SARL, SAS, SA ou encre SASU) ; • le greffe ; • l’adresse du siège social. En tant qu’entreprise, il est possible de changer son statut juridique. Naturellement, il faut remplir certaines formalités administratives pour cela. Bien que le processus ne soit pas très compliqué, il peut entraîner des conséquences fiscales importantes.

Les livres comptables

La comptabilité en entreprise n’est pas seulement une question de bonne foi, mais aussi une obligation. Tous les organismes à caractère commercial, artisanal et industriel ont l’obligation de tenir une comptabilité. Cette comptabilité sert à déterminer leurs performances économiques et à justifier leur patrimoine. Elle sert surtout de preuve. Pour tout cela, des documents comptables doivent être établis et surtout bien entretenus. On en compte 5 en général, qui sont classés dans la documentation d’entreprise : • le journal : il comprend l’intégralité des transactions effectuées dans les grandes catégories que sont l’achat, la vente et les transactions bancaires ; • le grand livre : il reprend les informations du journal, mais avec un meilleur ordre chronologique ; • l’inventaire : il répertorie les actifs et les passifs ; • le bilan comptable : il expose le patrimoine de l’entreprise. On y retrouve aussi les actifs et les passifs mentionnés dans le document précédent ; • le compte de résultat : c’est le document qui expose l’évolution réelle de l’entreprise. Il permet de savoir immédiatement si elle fait des bénéfices ou des pertes.

Le pacte d’associés

Avant tout, il faut mentionner que ce document n’est pas obligatoire pour une entreprise, bien qu’il en complète le statut juridique. Il vise surtout à organiser le mouvement des titres et à assurer le bon fonctionnement de la société. Plus simplement, il permet de signer des accords entre deux ou plusieurs personnes. Il peut constituer un secret si les signataires ne le font pas connaître aux tiers. De plus, il n’est pas remis au greffe du tribunal, ce qui en fait un document qui possède moins de poids juridique. Cela dit, ce pacte permet de fixer des clauses précises que doivent respecter tous les associés. Sa conception sert donc à éviter d’éventuels litiges à l’avenir. Vu qu’il va de pair avec le statut juridique, il occupe une bonne place parmi les documents de business que vous devriez posséder.


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